中古車販売と車検整備の両方の業務を行っている車屋さんの場合、車両販売時の法定費用と車検に係る法定費用の両方が混在し、またお客様によって店側が法定費用を立て替えて後から精算するケースもあれば、先に法定費用を預かるケースもあるなど、立替金と預り金の残高管理が複雑になってしまいます。
こういった法定費用の処理でお悩みの方は、ぜひ次の方法を試してみて下さい。
１．中古車販売時の法定費用は、全て「（車販）預り金」で処理
２．車検整備時の法定費用は、全て「立替金」で処理
３．先に立て替えたとか、先に預かったとかは無視！
本来、「立替金」とか「預り金」という科目は、先にお金を受け取ったのか先にお金を預かったのかによって使い分ける必要があるのですが、最終的に「残高０（ゼロ）」になる仕組みとなっていますのでので、一時的に残高がマイナスになったとしても気にする必要はありません。
繰り返しとなりますが、
中古車販売は預り金！車検整備は立替金！
ルールはこれだけです。
具体例を示しますと…
①車検整備の法定費用100を受取
現金／立替金 100
②中古車販売に際し、法定費用200を預かり
現金／預り金 200
＊この時点での残高
立替金 △100 、 預り金 200
③検査場で車検整備の法定費用100を支払い
立替金／現金 100
④検査場で中古車販売の法定費用200を支払い
預り金／現金 200
＊この時点での残高
立替金 0 、 預り金 0
といった具合ですね。
一時的に立替金残高がマイナスとなりましたが、最終的には０（ゼロ）となる項目ですので、一時的なマイナス残高は気にする必要はありません。
しつこいようですが、
お金を受け取った順番に関係なく、
中古車販売は預り金！
車検整備は立替金！
これだけです。
以上、クルマ屋さんの経理において「法定費用」というヤツは嫌われ者になっているケースが多いようですが、仲良くお付き合いしながらシンプルな処理を心掛けると良いと思います。
より具体的な運用ルールの設定などに興味がある方は、気軽にお問い合わせ下さい。